Alcance

La presente política es de aplicación para Maquisistema S.A. (en adelante “Maquisistema”). Esto incluye específicamente a las siguientes personas relacionadas:

  • Todos los colaboradores de Maquisistema, sin importar la naturaleza de su vínculo contractual, ya sea laboral o civil.
  • Proveedores
  • Contratistas
  • Terceros e intermediarios* que puedan representar o actuar en nombre de Maquisistema
  • Otros terceros que mantengan relaciones comerciales con Maquisistema

*Se entiende como intermediario a cualquier tercero contratado por o en nombre de MAQUISISTEMA para facilitar la obtención y/o mantenimiento de negocios. Los intermediarios pueden ser consultores y/o asesores.

El uso de intermediarios no absuelve a MAQUISISTEMA de responsabilidad ya que las acciones que estos realicen podrían imputarse legalmente a la organización. Es por esto que los intermediarios deben conocer las normas y los lineamientos sobre corrupción de MAQUISISTEMA.

Objetivo

El propósito de esta política es complementar las normas anticorrupción que existen en Perú y específicamente prevenir en MAQUISISTEMA todos los actos de Soborno, Tráfico de Influencias, Colusión, Lavado de activos y Financiamiento de Terrorismo en las transacciones que ejecute MAQUISISTEMA, estableciendo las pautas de conducta para las actividades de prevención y para cumplir con lo regulado con el Decreto Legislativo 1352 y la ley 30835 que modifican la ley 30424, norma que sirve de base a la formulación de la presente Política.

Con respecto al Soborno, esta política prohíbe el ofrecimiento, promesa, pagos de forma directa o indirecta, de MAQUISISTEMA o de un proveedor, contratista o intermediario de éste, hacia un funcionario público con la finalidad de obtener un beneficio indebido económico o de influenciar en el desempeño de las obligaciones de este funcionario.

Con respecto a Colusión, esta política prohíbe concertar con funcionarios públicos involucrados en el proceso de adquisición y/o contratación del estado peruano, ya sea a través de un soborno u otro medio directo o indirecto, para obtener un beneficio indebido o de influenciar en el desarrollo de las obligaciones de este funcionario.

Con respecto a Tráfico de Influencias, esta política prohíbe utilizar, solicitar u ofrecer influencias propias de los colaboradores de la compañía, de sus familiares, o de terceros afines y/o relacionados comercialmente con la compañía para interceder ante un funcionario o servidor público que ha de conocer, esté conociendo o haya conocido un caso judicial o administrativo.

Con respecto a Lavado de Activos y Financiamiento de Terrorismo, MAQUISISTEMA tiene implementado más de 10 años un sistema de prevención de lavado de activo y financiamiento del terrorismo desde el año 2014, el cual está descrito en el Manual de

Prevención de Lavado de Activo y Financiamiento del Terrorismo. Asimismo cuenta con un Oficial de Cumplimiento a dedicación exclusiva.

Por lo expuesto en el párrafo anterior el presente documento solamente tratará la prevención de los delitos de soborno, colusión y tráfico de influencias.

Responsables

  1. El Directorio, como máximo órgano de Gobierno, aprueba la Política de Prevención de Corrupción de MAQUISISTEMA y sus actualizaciones que sean resultado de las revisiones periódicas por parte del Encargado de Prevención, así como de las recomendaciones del Funcionario de Control Interno.
  2. Asimismo, el Directorio es el encargado de Monitorear el Modelo de Prevención a través de los reportes periódicos por parte del Encargado de Prevención, así como los informes de la Función de la Administración de Riesgos y Calidad.
  3. El Comité de Ética es el responsable de atender las denuncias vinculadas a actos de corrupción (soborno, colusión, tráfico de influencias, lavado de activos o financiamiento de terrorismo) dentro de MAQUISISTEMA y ordena las investigaciones que correspondan.
  4. El Encargado de Prevención velará por el cumplimiento de la presente política, reportando de manera directa al Directorio cualquier suceso o cambio. Además, es el responsable de supervisar la implementación y adopción de la Política de Prevención del Soborno, Colusión y Tráfico de Influencias, efectuando evaluaciones sobre su implementación y contenido de manera anual.
  5. El Funcionario de Control Interno efectuará evaluaciones anuales sobre la implementación y funcionamiento del Modelo de Prevención.
  6. El Encargado de Prevención será la responsable de coordinar con quienes corresponda la difusión de esta Política, esta debe ser de conocimiento de todos los colaboradores de MAQUISISTEMA, terceros que contraten con MAQUISISTEMA. Para lograr tal cometido puede apoyarse al asignar responsabilidades en otras áreas.
  7. Cada Gerencia es responsable de identificar, evaluar y mitigar los riesgos de soborno, colusión y tráfico de influencias en los procesos que le competen, bajo la supervisión del administrador de riesgos y calidad.
  8. Los colaboradores son los responsables de la aplicación de la presente Política y actuarán según los principios de la misma y los contenidos en el Código de Conducta de MAQUISISTEMA

Políticas que conforman y regulan el Modelo de Prevención

La presente política da los lineamientos generales del Modelo de Prevención de Corrupción de MAQUISISTEMA. No obstante, el Modelo de Prevención es gestionado a través de los siguientes documentos:

  1. El código de Conducta, que brinda los lineamientos generales de cumplimiento
  2. La presente Política de Prevención de Corrupción
  3. Manual de Gestión Integral de Riesgos.
  4. El protocolo de respuesta ante denuncias.

De esta manera, los documentos 1 y 2 son de acceso público y se encuentran en la página web de MAQUISISTEMA www.maquisistema.com.pe

Pautas de Conducta

1. Soborno, Colusión y Tráfico de influencias
Se entiende como soborno, el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir algo de valor con el objeto de:

  1. Obtener beneficio indebido o una ventaja inapropiada o,
  2. Influenciar en el desempeño de cualquier función pública o privada

Cabe resaltar que sigue siendo un soborno independientemente de que dicha oferta, promesa o solicitud sea para sí mismo o un tercero, o bajo el nombre propio de esa persona o en representación de un tercero.

El soborno puede darse a través de varios medios, tales como:

  • Pagos en efectivo
  • Contribuciones políticas
  • Regalos, atenciones y dádivas
  • Donaciones
  • Pagos de facilitación
  • Extorsión

Se entiende como Colusión, el acto de concertar con un funcionario público la obtención de un beneficio indebido en procesos de adquisición o contratación pública por parte del Estado Peruano.

Se entiende como Tráfico de Influencias, utilizar, solicitar u ofrecer influencias propias de los colaboradores de la compañía, de sus familiares, o de terceros afines y/o relacionados comercialmente con la compañía para interceder ante un funcionario o servidor público que ha de conocer, esté conociendo o haya conocido un caso judicial o administrativo
MAQUISISTEMA tiene tolerancia cero a estos actos. En tal sentido, prohíbe realizar estos delitos ya sea a través de pagos, promesas o recompensas, directas o indirectas, en dinero o especies, a Funcionarios Públicos*, familiares de éstos o personas jurídicas dirigidos o representados por éstos o sus familiares

*Funcionario Público: son los funcionarios de agencias gubernamentales, oficinas públicas, empresas de propiedad estatal, organizaciones internacionales, partidos políticos, candidatos políticos, miembros del poder judicial, executivo y legislativo. La prohibición extiende asimismo a las personas cercanas a los Funcionarios Públicos, como cónyuge, pareja, novia(o), familiares y similares ("personas cercanas") y cualesquiera otros que reciban la promesa, oferta o beneficio para influir en el desempeño de las obligaciones de un Funcionario Público.

2. Contribución Política
Una contribución política es una asistencia económica, aún si esta es o no en efectivo, a favor de un candidato o funcionario de una oficina pública o partido político.
Los colaboradores de MAQUISISTEMA no están permitidos de hacer contribuciones a campañas políticas a nombre de la organización, ya sea de forma directa o indirecta mediante la realización de pagos, promesas de pago o la oferta de cualquier cosa de valor (sea en efectivo o no), a candidatos a una oficina pública, partidos políticos u oficiales de partidos políticos, o a cualquier otra organización o persona conectada con una elección a un cargo político.
Los colaboradores de MAQUISISTEMA podrán realizar aportes políticos a título personal y participar en cualquier actividad política en su tiempo libre. No obstante, dado que también son colaboradores de MAQUISISTEMA y que sus actividades podrían confundirse con las actividades de MAQUISISTEMA, deberán:

  • Consignar que se trata de sus propios puntos de vista y no de los de MAQUISISTEMA.
  • Abstenerse de utilizar tiempo y/o bienes de MAQUISISTEMA para llevar a cabo o realizar sus actividades políticas personales.
  • Abstenerse de obtener de cualquier manera un reembolso de sus aportes por parte de MAQUISISTEMA.

3. Entrega de Regalos, Atenciones y Dádivas
El propósito de tener atenciones de negocios es crear una buena voluntad de trabajo mientras que no sean utilizados con la intención de influir indebidamente en las decisiones del funcionario público que la reciba, vayan en contra de la normatividad legal o de las políticas de MAQUISISTEMA.

Los colaboradores de MAQUISISTEMA no están permitidos de ofrecer, dar y/o aceptar regalos a funcionarios del sector público.

4. Donaciones
Las donaciones son actos que consisten en dar fondos u otros bienes materiales, generalmente por razones de caridad.
Actualmente MAQUISISTEMA y sus colaboradores están prohibidos de promover, aceptar y/o recibir donaciones tales como:

Solicitudes de donación que tengan objetivos políticos (candidaturas, partidos políticos, elecciones y similares).
Donaciones que tengan fines personales.
Donaciones a petición de Funcionarios Públicos y para instituciones donde el beneficiario sea un Funcionario Público, grupos o partidos políticos.
Contribuciones directas a las autoridades o agencias, instituciones gubernamentales.
En general no se admiten donaciones que contravengan el Código de Conducta ni la presente política.

5. Disposición sobre Libros y Registros
MAQUISISTEMA tiene un sistema de controles contables internos suficientes que da seguridad razonable que las transacciones son autorizadas, ejecutadas y registradas de manera correcta.

6. Extorsión
MAQUISISTEMA y sus colaboradores deben rechazar cualquier pedido directo o indirecto de sobornos por parte de terceros, incluyen funcionarios públicos y personas cercanas, incluso en el caso de ser extorsionados con acciones desfavorables.
MAQUISISTEMA tiene conocimiento que puede ocurrir en algunos casos que el hecho de no acceder al pago de un soborno puede poner en peligro el bienestar del colaborador y su seguridad. Si un colaborador se encontrara en esta situación, debe notificar a MAQUISISTEMA, quien reportará la situación a la autoridad competente.
En caso un cliente, proveedor, intermediario u otro socio de negocio se encuentre en esta situación, debe de informar a la autoridad competente.

7. Compras y Contrataciones
Los contratistas, proveedores, intermediarios y socios comerciales deben contratarse a través de un proceso justo y formal que incluya, cuando corresponda, requisitos de prevención de soborno, colusión, tráfico de influencias, lavado de activos o financiamiento del terrorismo por escrito.
Es deber de los colaboradores asegurarse de que todas las actividades y transacciones referentes a sus funciones, cuenten con la debida autorización, que sean registradas correctamente y que se lleven a cabo conforme a las políticas de MAQUISISTEMA. En ese sentido, los colaboradores deberán tomar en cuenta las siguientes señales de alerta que no se limitan a las siguientes situaciones:

El proveedor, contratista y/o socio comercial es recomendado por un funcionario público.
El proveedor, contratista y/o socio comercial no tiene experiencia en la realización de la labor del proyecto que requiere MAQUISISTEMA o sea contratado únicamente por la influencia de un funcionario público.
El proveedor, contratista y/o socio no es transparente en sus actos, u oculta determinada información a pesar de haber sido requerida reiteradamente por MAQUISISTEMA.
El proveedor, contratista y/o socio comercial propone que le paguen reiteradamente en efectivo o en una cuenta en un paraíso fiscal.
El proveedor, contratista y/o socio comercial solicita una compensación adicional cuando no hay una necesidad de hacerlo;
Existen noticias públicas que un funcionario público y/o sus personas cercanas son accionistas o representantes de un proveedor, contratista y/o socio comercial.
Existen noticias públicas que un proveedor, contratista y/o socio comercial se encuentra bajo investigación por lavado de activos y/o actividades delictivas.

5.8. Compra de Empresas o Fusiones
MAQUISISTEMA deberá realizar un procedimiento de debida diligencia de la implementación de los controles anticorrupción en la empresa a ser adquirida o absorbida.

Sanciones por trasgredir esta política

No existen excepciones para el incumplimiento de esta política. Los incumplimientos a esta política pueden resultar en la imposición de sanciones administrativas por parte de diversas autoridades de control, sanciones penales, y otras incluyendo sanciones disciplinarias previstas en el Reglamento Interno de Trabajo.

Ningún colaborador será degradado a un cargo de menor jerarquía, ni estará sujeto a sanciones u otras medidas disciplinarias por comunicar sospechas de violación de esta
Política o por rehusarse a pagar un soborno, incluso cuando ello implique la pérdida de un negocio para MAQUISISTEMA.

Todo proveedor, contratista y/o socio comercial que incumpla la presente política, será sancionado con la terminación automática de su contrato o relación comercial con MAQUISISTEMA.